La semana pasada, en mi post hablamos de que los gerentes no podemos hacer todo, comente que uno de los problemas o bloqueos que tenemos y en el cual perdemos mucho tiempo es la dificultad que existe para delegar.
Como bien sabemos, No se puede hacer todo, esto es un gran problema del gerente, debemos de perder el miedo a delegar, el delegar ayuda al desarrollo de nuestro personal, las personas se involucran y se hacen partícipe de los éxitos y/o responsabilidades.
La delegación es una habilidad específica de la dirección (GERENTE) y que está relacionada con la habilidad de organización.
Es uno de los procesos más importantes y a su vez más complicados para la dirección, delegar es dejar que otros hagan parte de nuestro trabajo, implica ceder autoridad para hacer y decidir por nosotros, pero también cierta responsabilidad respecto a las consecuencias, sin embargo el GERENTE no puede evadir toda la responsabilidad pues continua siendo su trabajo y tiene que responder de ello.
Esta situación junto a la falta de confianza que en algunas ocasiones tiene el gerente con sus equipos gerenciales genera miedo, ese miedo a que se equivoquen o que salgan mal las cosas, es uno de los principales problemas por el cual muchos gerentes no delegan y en muchas ocasiones se cae el tópico de “que si quieres que se hagan bien las cosas debes de hacerlo tú mismo”.
Se puede evitar o disminuir este medio a través de la delegación eficaz y un sistema adecuado de control.
Para que podamos realizar una delegación eficaz debemos de hacer lo siguiente:
Identificar las tareas a delegar, no todas las tareas de la gerencia son susceptibles a delegar, en la evaluación de la tarea (analiza que podéis delegar) y en función de la importancia o el grado de contribución de los objetivos de la misma o de la urgencia, el gerente debe decidir que tareas debe hacer él y que otras tareas pueden asignar a otras personas.
Una vez se sepa que tarea vamos a delegar, es importante definir las habilidades y los conocimientos necesarios para su correcta ejecución es decir los requerimientos necesarios para realizar la tarea.
En función de las conclusiones del punto anterior decidiremos las competencias de los colaboradores, es decir en relación con dichos requerimientos (lo que necesitamos que se realice) debemos tomar la decisión de a quien delegar que, puesto que no todas las personas tienen las mismas habilidades motivo por lo que tendréis que seleccionar a la persona adecuada para que realice la tarea correctamente.
Finalmente y una vez completado los pasos anteriores, nos queda decidir quién va a realizar la tarea, en ese momento, debéis de tomar una decisión adicional y es la determinación del nivel de autoridad para decidir. Os adjunto una pequeña tabla para ayudar la explicación:
Según la tabla existen 3 niveles de autoridad, en estos niveles de autoridad tomaremos en cuenta la experiencia del trabajador y la importancia de trabajo, con ello determinaremos el momento y a quien iremos desarrollando para que ellos a su vez vallan asumiendo en cada estado mayores responsabilidades (no todos pueden asumir el mismo nivel de responsabilidades y debemos de ir paulatinamente desarrollando a nuestros colaboradores)
Ahora bien, tenéis que definir claramente la tarea a quien le vais a delegar, debéis de ser claros, concretos y aseguraros antes de empezar la tarea que os repitan lo explicado de tal forma que garanticéis que la persona ha comprendido exactamente lo que queréis y esperáis como resultado.
Además debéis establecer los plazos y aclarar los tiempos en que se requiere la terminación de la tarea, clarificar de antemano las cosas evitara errores de interpretación o posibles errores posteriores.
Para este paso el gerente debe de preparar con antelación el modo de explicar el contenido y la importancia de cada tarea, adelantándose así a los posibles inconvenientes que puedan surgir en el desarrollo de la tarea y la propia ejecución.
El siguiente paso será Facilitar, es decir asegurase que el colaborador recibe la información que necesita para tomar adecuadamente las decisiones, recordar para ello hay que informar al resto de las personas implicadas en el proceso de la tarea a realzar, todos deben de saber quién y porque realiza la tarea, para poder obtener la mayor apoyo y colaboración posible de todas las partes.
Ahora debéis de Asegurar un proceso de aprendizaje y seguimientos de puntos claves, el hecho de que una persona tenga el conocimiento necesario no significa que no se pueda equivocar, sobre todo si no tiene experiencia al respecto, por ello además de dotar de la formación e información adecuada es importante iniciar un proceso de aprendizaje progresivo con las personas a las cuales delegáis tareas, debéis de poneros a su disposición para cualquier duda y revisar los puntos claves de la tarea con ellos. Conforme la persona que os colabora vaya aprendiendo iréis adquiriendo confianza en él y podréis alejaros dejándolo más suelto cada vez.
Para evitar el miedo en delegar y aumentar la confianza en nuestros equipos gerenciales requerimos de un adecuado sistema de control.
Es uy importante vigilar el proceso puesto que se delega la tarea pero no la responsabilidad de la gestión, de esta forma os aseguras que las tareas se están haciendo como la habéis requerido y los objetivos perseguidos se cumplen.
Esta responsabilidad de la gestión también la podéis delegar a personas con mayor conocimiento, pero no podéis olvidarnos del proceso de gestión de la tarea.
Además el sistema de revisión debe permitiros aprender, adicionalmente al seguimiento realizado durante el proceso de la tarea, es importante el establecer controles periódicos, reuniones, etc. con el equipo o con la persona a quien se le está delegando os podrá ayudar a todos a mejorar y subsanar todo aquello que no se pueda estar haciendo bien y/o reforzar aquello que si se está cumpliendo. Esto se denomina Feedback y es muy importante recibirlo para reforzar los conocimientos.
La frecuencia de estas reuniones se puede alargar conforme pasa el tiempo y el grado de control de la tarea y la confianza del gerente aumenta.
Empezar a delegar es muy importante, ayuda al crecimiento continuo de los miembros de una organización, por ende mejora los resultados, todos queremos ser útiles y tener oportunidades de asumir nuevos retos.
Hasta la próxima.
El Ojo del Amo........ 